Room booking

Ervoor zorgen dat de vergaderruimte beschikbaar is die jij wenst voor jouw presentatie of vergadering.
Of voorkomen dat je voor een dichte deur staat bij de vergaderruimte? Hoe regel je dat?
Nou, heel eenvoudig via een ruimtereserveringssysteem.
Ook wel room booking genoemd.
Een room booking systeem biedt de duidelijkheid en de efficiëntie die essentieel zijn in de huidige dynamische wereld.
AV at LAST helpt jouw bedrijf graag om het meeste uit jouw vergaderruimtes te halen.

Humly Room Display bij vergaderruimte

Hoe werkt het

Een room booking systeem geeft aan wanneer een vergaderruimte vrij is en voor hoe lang.
Zo kunnen medewerkers heel eenvoudig een ruimte zoeken en boeken en daarbij collega’s en externe bezoekers uitnodigen. 
Naast het reserveren van vergaderruimtes kunnen er ook koppelingen met cateringservices gemaakt worden. 

Het boeken van een ruimte kan via agendaservices zoals Microsoft Outlook of Google Calander of direct op een Room Panel buiten de vergaderruimte. 

Het room booking display geeft aan welke ruimte gereserveerd is, zodat de ruimte niet dubbel geboekt kan worden. Zo kun je zonder onderbrekingen of verwarring je meetings pannen en bijwonen. 

Wil jij ook de samenwerking versterken met behulp van een room booking systeem? 

Voordelen voor gebruikers

Stel je voor, je bent op weg naar een belangrijke vergadering, maar bij aankomst blijkt de gereserveerde ruimte onverwachts bezet. Of erger nog, je zoekt naar een vrije vergaderruimte, maar moet eindeloos rond lopen om te kijken waar er nog een ruimte beschikbaar is. 
Deze frustraties behoren tot het verleden met een room booking systeem. 

Welke voordelen levert een room booking systeem? 

  • Geen onderbrekingen tijdens een vergadering of een dubbele boeking.
  • Eenvoudig toegang tot het systeem en te reserveren via de meest gebruikte agenda applicaties.
  • Thuis, onderweg of op kantoor een vergaderruimte boeken via je laptop of smartphone. 
  • Boekingen maken, verlengen of beëindigen via het display. 
  • Altijd real-time inzicht online of via de display bij de deur. 
Room booking via smartphone
Vergaderruimte ingericht met een Yealink videoconferencing set met presentatiescherm

Voordelen voor werkgevers

Als bedrijf wil je dat je medewerkers de aanwezige ruimtes optimaal benutten, zo ook de vergaderruimtes. Een room booking systeem helpt hierbij door het proces van reserveren en beheren van vergaderruimtes te vereenvoudigen. 

Welke voordelen biedt een room booking systeem? 

  • Biedt een betere omgeving voor samenwerking.
  • Meten van zaalbezetting en zo lege ruimtes minimaliseren.  
  • Inzicht in de kosten en gebruik van vergaderruimtes en faciliteiten. 
  • Het brengt structuur in het gebruik van gedeelde ruimtes. 
  • Productiviteit van de medewerkers neemt toe doordat ze zich kunnen concentreren op hun eigenlijke werkzaamheden en niet op het zoeken van een geschikte ruimte. 
  • Bezetting van de ruimtes weergeven op je narrowcasting schermen. 

Gerelateerde referenties

Logo thinkwise

"Custom made videowall"

Thinkwise – Diverse audiovisuele oplossingen

Logo Hapam

"Staan voor hoge kwaliteit"

Hapam – Diverse audiovisuele oplossingen

Logo De Seutels

"Vergaderen was nog nooit zo eenvoudig"

De Sleutels – Diverse vergaderoplossingen

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem contact op en we helpen je graag om de juiste oplossing te vinden.

Contact